Nếu bạn từng đọc tin tuyển dụng trong lĩnh vực dữ liệu, hẳn bạn đã gặp cảnh này: tám chức danh khác nhau, mô tả công việc chồng lấn lên nhau, và không ai nói rõ họ làm việc với nhau theo thứ tự nào.
Tệ hơn, có hai nghề hoàn toàn khác nhau ở Việt Nam cùng được gọi tắt là “BA”. Không ít sinh viên học ngành phân tích kinh doanh rồi tra chức danh “Business Analyst”, đọc được một mô tả công việc thuần công nghệ thông tin, và tưởng mình đã học nhầm ngành.
Bài viết này giải quyết đúng vấn đề đó bằng một sơ đồ. Sơ đồ không xếp hạng ai giỏi hơn ai, cũng không liệt kê kỹ năng cần có. Nó mô tả một chu trình phân tích chạy từ đầu đến cuối: câu hỏi kinh doanh xuất hiện ở đâu, đi qua tay ai, biến thành thứ gì, và kết thúc ở chỗ nào.
Nếu chỉ nhớ được một câu từ toàn bộ sơ đồ, hãy nhớ câu này:
Câu hỏi đi từ trái sang phải để trở thành dữ liệu và bằng chứng, rồi quay ngược về bên trái để trở thành quyết định. Người đứng giữa hai chiều đi và về đó là nhà phân tích kinh doanh.
Cách đọc sơ đồ
Sơ đồ có hai trục:
Các cột là làn vai trò. Mỗi làn gom những vai trò có cùng loại trách nhiệm. Một ô nằm trong làn nào thì vai trò của làn đó chịu trách nhiệm thực hiện.
Các dải ngang là bước trong chu trình. Bốn dải đầu ứng với bốn bước S – O – A – R: xác định câu hỏi, thu thập dữ liệu, phân tích, báo cáo. Hai dải cuối nằm ngoài SOAR.
Nhờ vậy, chỉ cần nhìn vị trí một ô là biết ngay hai điều: ai làm, và làm ở giai đoạn nào.
Bốn loại hình khối cũng mang ý nghĩa riêng. Chữ nhật là một hành động — lưu ý, ô là hành động chứ không phải chức danh, nên cùng một người có thể xuất hiện ở nhiều ô. Hình thoi là nút quyết định. Hình trụ là kho dữ liệu. Hình tròn đậm là điểm bắt đầu và kết thúc.
Còn nhãn trên mũi tên luôn là thứ được bàn giao, không phải động tác của người gửi. Quy ước nhỏ này quan trọng hơn vẻ ngoài của nó: nó buộc người vẽ phải trả lời được câu hỏi “rốt cuộc thứ gì đã chuyển tay?”.
Năm làn vai trò
Làn 1 — Người ra quyết định. Đây là người chịu hậu quả: giám đốc, trưởng phòng kinh doanh, quản lý vận hành. Họ mở chu trình bằng cách nêu vấn đề, rồi đóng chu trình bằng cách chọn một trong ba nhánh ở nút quyết định. Đáng chú ý: làn này chỉ có ba ô, ít nhất trong cả sơ đồ. Nhưng chất lượng của ô đầu tiên — nêu vấn đề rõ đến mức nào — ảnh hưởng tới toàn bộ phần còn lại.
Làn 2 — Nhà phân tích kinh doanh. Đây là làn duy nhất có ô nằm ở cả bốn bước SOAR. Nhìn vào bố cục là thấy ngay vì sao vai trò này được gọi là lớp cầu nối: họ chạm vào mọi giai đoạn, trong khi các làn khác chỉ chạm vào một hoặc hai.
Làn 3 — Phân tích và mô hình hóa. Làn này tạo ra bằng chứng. Ô trên trả lời “cái gì” và “vì sao” — công việc của data analyst hoặc BI analyst. Ô dưới trả lời “sẽ ra sao” và “nên chọn phương án nào” — công việc của data scientist.
Làn 4 — Nền tảng dữ liệu và phần mềm. Làn này làm cho dữ liệu tồn tại và chạy được. Nó là làn duy nhất xuất hiện ở cả phần đầu lẫn phần cuối sơ đồ. Ô của kỹ sư dữ liệu có ghi thêm vai trò Data Steward — người chịu trách nhiệm về chất lượng, phân quyền và ghi vết nguồn gốc dữ liệu. Đây là mắt xích hay bị bỏ quên nhất, và cũng là mắt xích khiến mọi phân tích phía sau trở nên vô nghĩa nếu nó hỏng.
Làn 5 — Hiện thực hóa hệ thống. Làn này nằm ngoài bốn bước SOAR, và chỉ được kích hoạt khi khuyến nghị đòi hỏi thay đổi phần mềm. Lý do đặt nó ra ngoài sẽ rõ ở phần sau.
Ba nhánh đi ra bước R
Sau bước R, luồng đi vào một hình thoi với câu hỏi: kết quả có đủ căn cứ để hành động?
Ba nhánh đi ra từ đó:
Chưa đủ căn cứ: Quay lại với một câu hỏi hẹp hơn — đây là tính đệ quy của SOAR
Đủ căn cứ: Ra quyết định quản lý. Chu trình kết thúc mà không chạm tới hệ thống
Cần đổi hệ thống: Phê duyệt đầu tư, kích hoạt làn 5
Nhánh giữa là nhánh quan trọng nhất, và cũng là nhánh bị bỏ sót nhiều nhất.
Rất nhiều chu trình phân tích kết thúc ngay ở bước R bằng một quyết định quản lý — điều chỉnh giá, đổi lịch ca trực, thay mức tồn kho — mà không có dòng mã nào được viết. Đó vẫn là một chu trình hoàn chỉnh và vẫn tạo ra giá trị.
Nếu sơ đồ chỉ có một đường ra duy nhất dẫn tới việc viết phần mềm, người đọc sẽ ngầm hiểu rằng phân tích chỉ có giá trị khi nó biến thành tính năng. Đó là một hiểu lầm khá phổ biến và khá tốn kém.
Ba đường quay lại (nét đứt)
Phần lớn sơ đồ quy trình chỉ vẽ luồng đi tới. Ba đường nét đứt trong sơ đồ này vẽ luồng quay lại:
Phần mềm mới sinh ra dữ liệu mới. Đường vòng ngoài cùng bên phải nối ô lập trình trở về hệ thống giao dịch. Ý nghĩa: mỗi lần ta thay đổi hệ thống, ta cũng thay đổi luôn dữ liệu mà chu trình sau sẽ quan sát được. Dữ liệu bạn nhìn thấy là hệ quả của chính những quyết định bạn đã đưa ra trước đó.
Cảnh báo mô hình suy giảm. Một mô hình chạy tốt hôm nay có thể kém dần khi hành vi khách hàng hoặc thị trường thay đổi. Không có vòng này, mô hình sẽ âm thầm sai mà không ai biết.
SOAR đệ quy. Đường dài nhất, chạy dọc mép trái từ điểm kết thúc trở về ô đầu tiên. Chu trình sau bắt đầu bằng một câu hỏi sắc hơn. Đây chính là điều khác biệt giữa một tổ chức trưởng thành về dữ liệu và một tổ chức chỉ làm báo cáo.
Bốn nhầm lẫn
1. Business Analyst và IT Business Analyst
Hai nghề khác nhau, cùng viết tắt là “BA”.
Business Analyst ở làn 2 làm phân tích kinh doanh bằng dữ liệu: đặt câu hỏi, đọc số, đưa ra khuyến nghị hành động. IT Business Analyst ở làn 5 khai thác yêu cầu và viết đặc tả cho phần mềm; sản phẩm của họ là tài liệu yêu cầu và user story, không phải mô hình dự báo.
Quan trọng hơn: IT Business Analyst không tham gia bước S của chu trình phân tích. Ở bước S, đối tác của nhà phân tích kinh doanh là người ra quyết định và chủ sở hữu quy trình. Nhiều sơ đồ vẽ sai chỗ này và vô tình dạy người đọc rằng hai nghề là một.
2. Business Analyst và Data Analyst
Không phải một, nhưng ở doanh nghiệp nhỏ thường do cùng một người kiêm nhiệm. Phải nói đủ cả hai vế, nếu không bạn sẽ thấy mâu thuẫn ngay khi đi làm.
Ranh giới rõ nhất nằm ở sản phẩm cuối cùng phải chịu trách nhiệm. Data analyst giao câu trả lời: doanh thu tháng trước giảm 12,5%, và cú giảm đến từ một chi nhánh cụ thể. Business analyst giao khuyến nghị kèm đánh đổi: nên khảo sát chi nhánh đó trước khi kết luận về thị trường; phương án A tốn ba tuần nhưng cho căn cứ chắc hơn, phương án B rẻ hơn nhưng còn để lại rủi ro.
Phép thử nhanh: hỏi “nếu kết quả này dẫn tới một quyết định sai, ai phải giải trình?”. Người phải giải trình là business analyst.
3. Data Analyst và BI Analyst
Đây là cặp mờ ranh giới nhất, và tốt hơn là nói thẳng điều đó thay vì vẽ ra một ranh giới giả. Ở rất nhiều doanh nghiệp, hai chức danh này được dùng thay thế cho nhau.
Khi có phân biệt, nó thường theo trục một lần hay lặp lại. BI analyst xây hệ thống báo cáo dùng đi dùng lại: mô hình dữ liệu ngữ nghĩa, bộ chỉ số chuẩn, dashboard mà cả tổ chức nhìn vào mỗi tuần. Data analyst làm nhiều hơn phần khám phá một lần: câu hỏi mới xuất hiện, tìm dữ liệu, phân tích, trả lời, rồi chuyển sang câu hỏi khác.
Lời khuyên thực dụng: đọc mô tả công việc, đừng đọc chức danh. Cùng một chức danh ở hai công ty có thể là hai nghề khác hẳn.
4. Bước R của SOAR và pha Deployment của CRISP-DM
R chỉ ứng với phần truyền đạt kết quả của Deployment. Phần triển khai kỹ thuật — đưa mô hình lên môi trường thật, tích hợp vào ứng dụng, giám sát vận hành — nằm ngoài SOAR.
SOAR là mô hình của công việc phân tích, không phải mô hình của dự án công nghệ. Đồng nhất hai thứ sẽ khiến bạn tưởng nhà phân tích phải chịu trách nhiệm cả khâu triển khai hệ thống.
Dùng sơ đồ như một bảng chẩn đoán
Nếu bạn đang làm trong một tổ chức có dữ liệu, hãy in sơ đồ ra và đánh dấu những ô mà không có ai làm. Ba ô thường trống nhất:
Ô thẩm định dữ liệu ở bước O. Nhiều nơi nhảy thẳng từ câu hỏi sang viết truy vấn, rồi chỉ phát hiện dữ liệu không dùng được sau khi đã tiêu hết thời gian.
Vai trò Data Steward. Không ai chịu trách nhiệm về chất lượng dữ liệu thì mọi phân tích phía sau đều đứng trên nền cát.
Ô khép vòng ở cuối. Rất ít tổ chức quay lại đo xem khuyến nghị trước đó có tạo ra giá trị hay không, nên họ lặp lại cùng một sai lầm suốt nhiều năm.
Một lưu ý cuối
Các vai trò trong sơ đồ là vai trò, không phải chức danh hay biên chế. Ở doanh nghiệp nhỏ, chúng thường do hai đến ba người đảm nhiệm. Một người có thể vừa là data analyst vừa là business analyst trong cùng một buổi sáng.
Thứ không thay đổi theo quy mô là trình tự bàn giao: câu hỏi → dữ liệu → bằng chứng → khuyến nghị → hành động.
Bỏ một mắt xích thì mắt xích sau mất căn cứ. Và mắt xích bị bỏ nhiều nhất, đáng tiếc thay, lại là mắt xích đầu tiên.